Nancy Duarte radzi, żeby z 90 godzin spędzanych na tworzeniu 1-h prezentacji pierwszą jedną trzecią czasu spędzić na myśleniu, organizowaniu i szkicowaniu (slajd 16 w tej prezentacji). To najtrudniejsza część pracy nad prezentacją, bo nie da się z góry zaplanować, jak powinna ona przebiegać. Ja podchodzę do tego etapu w następujący sposób:

1. Zapisuję sobie cel prezentacji
Ok, cel jest jasny: sprzedać. Każda prezentacja ma coś sprzedawać. Staram się doprecyzować co (nowy produkt? akcje spółki? strategię rozwoju? plan restrukturyzacji?) i komu (inwestorom? pracownikom? klientom? społeczności lokalnej?).

2. Czytam wszystko co mogę na temat, o którym ma być prezentacja
Nie robię notatek – to mnie rozprasza; zresztą na tym etapie nie są ważne dla mnie konkretne fakty i liczby, tylko zrozumienie całości zjawiska/przedmiotu/tematu. Nie czytam do momentu, gdy zrozumiem, tylko do chwili, gdy mam poczucie, że przestaję rozumieć. Wtedy jestem dopiero gotowy do trzeciego etapu.

3. Rozmawiam z osobą, która rozumie.
Zwykle jest to mój klient. Czasami menedżer produktu, prawnik, dyrektor finansowy. Proszę tę osobę o to, by opowiedziała mi prostymi słowami o zjawisku/przedmiocie/temacie. Słuchając zadaję dużo pytań – bardzo szczegółowych i konkretnych dzięki temu, czego dowiedziałem się czytając. Często zadaję też banalne, „dziecinne” pytania, które (jak pisze Jan Schultink) pozwalają na uchwycenie świeżego spojrzenia z zewnątrz.

4. Piszę historię, którą chcę opowiedzieć.
Na czystej kartce papieru (jednej – opowieść ma być krótka, w kilku zdaniach), na tablicy, gdziekolwiek. Czytam na głos. Poprawiam. Czytam. Poprawiam. Aż do momentu, gdy czuję, że chcę tę historię komuś opowiedzieć, gdy wierzę, że jest przekonująca. Wtedy opowiadam ją osobie, która nie miała styczności z tym zjawiskiem/przedmiotem/tematem. Jeśli opowieść „nie chwyta”, to poprawiam ją do skutku. Jeśli „chwyta”, to…

5. Szkicuję slajdy, uruchamiam Keynote’a lub PowerPoint’a i zaczynam je tworzyć.

Większość czasu poświęcona na ten pierwszy etap prac nad prezentacją wymaga spokoju, skupienia i bycia samemu. Interakcje z innymi są ważne, ale staram się od nich nie zaczynać, bo będą one owocne tylko wtedy, gdy będę do nich przygotowany.

Pozdrawiam,

Piotr Biernacki